Was bringt notfall- und krisenmanagement im Unternehmen?

Viele Entscheider stehen früher oder später vor der Frage, ob und wie (intern, extern) sie in das Thema Notfall- und Krisenmanagement im Unternehmen investieren wollen. Dazu sind ein paar grundlegende Überlegungen hilfreich, die wir im Folgenden kurz beleuchten wollen. Und natürlich geht es auch um die Frage der Kosten-Nutzen-Relation.

Grundlage für Notfall- und Krisenmanagement im Unternehmen

Wenn Unternehmen besondere gesetzliche Vorschriften zu berücksichtigen haben stellt sich überhaupt nicht die Frage ob, sondern nur wie und wie weitreichend sie ihr Notfall- und Krisenmanagement gestalten. Dann ist das Ziel mindestens „compliant“ mit den geltenden Vorschriften zu sein. Für alle anderen ist es zumeist optional – zumindest wenn Sie davon ausgehen in der Theorie beliebige Auswirkungen und Schäden ertragen zu wollen bzw. können.

100% Schutz?

Aufgeräumt haben mit dieser Illusion vermutlich schon die allermeisten unter uns: Niemand kann Incidents, Notfälle oder Krise ausschließen. Ein Notfall- und Krisenmanagement schützt nicht und auch die besten präventiven Maßnahmen können niemals einen 100%igen Schutz gewährleisten. Das haben eine ganze Reihe von Ereignissen in der jüngeren Vergangenheit eindrucksvoll bewiesen. Genau aus dieser Erkenntnis resultiert letztlich auch die Fragestellung für alle Organisationen, ob es sinnvoll ist (und wenn ja, in welchem Maße) in ein Notfall- und Krisenmanagement-System im Unternehmen zu investieren. Denn die Maßnahmen, die Sie hier entwickeln, sind dafür verantwortlich sich auf entsprechende Vorfälle vorzubereiten und die Auswirkungen für das eigene Unternehmen zu minimieren bzw. zu begrenzen.

Was ist die Aufgabe von Notfall- und Krisenmanagement im Unternehmen?

Zunächst gibt es natürlich einen Unterschied zwischen Notfällen und Krisen und auch die Implementierung entsprechender Prozesse sieht anders aus. Allerdings hat die Entscheidung für oder wider das Engagement im jeweiligen Bereich sehr ähnliche Elemente:
Im Kern geht es um die Frage, wie viel Sie als Unternehmen vorbereitend aufwenden wollen, um für den unwahrscheinlichen Fall eines Notfalls oder einer Krise besser aufgestellt zu sein als ohne diese Vorbereitung.

Die Aufgabe eines Notfallmanagements bzw. Krisenmanagements ist es nämlich, in Momenten in denen Ihr Unternehmen mit einer entsprechenden Situation konfrontiert wird durch eine Art „Sonderorganisation“ dafür zu sorgen, dass

1. Sie schnell und angemessen reagieren können,
2. Leib und Leben geschützt werden,
3. Schäden und weitere Auswirkungen minimiert werden,
4. die Reputation Ihres Unternehmens bestmöglich geschützt wird und
5. Ihre Leistungsfähigkeit so schnell wie möglich wieder hergestellt wird.

Daraus geht unmittelbar hervor, dass die Arbeit in diesem Bereich zu wesentlichen Teilen aus Vorbereitung, Übung, Anpassung/Optimierung besteht. Die Planung, Organisation, Dokumentation und Sicherstellung entsprechender Prozesse immer vor dem Hintergrund der Entwicklung relevanter Risiken ist die Kernaufgabe. Es scheint etwas paradox: Man baut ein Konzept auf, das man hofft nie zu benötigen. Und doch treten solche Situationen eben hin und wieder ein – mal häufiger, dann länger nicht. Investieren, um vorbereitet zu sein müssen Sie kontinuierlich. Es gibt jedoch Studien, die anhand wirtschaftlicher Erfolgs-Kennzahlen belegen, dass es sich langfristig auszahlt, in Notfall- und Krisenmanagement besonders gut zu sein: Die Auswirkungen und Schäden, die Sie verhindern können sowie weitere „Nebeneffekte“ machen das Investment rentabel.

Wie kann ich das erreichen?

Sie müssen für Ihr Unternehmen anhand seines spezifischen Tätigkeitsfeldes und seiner Risiken entscheiden, wie umfassend Ihr Notfall- und Krisenmanagement betrieben werden soll. Dabei sind wichtige Parameter der Einsatz von internen vs. externen Ressourcen sowie die Nutzung digitaler Lösungen zur Vereinfachung und Beschleunigung bestimmter Prozesse.

Um Kosten und Nutzen bewerten zu können müssen Sie sich der Frage annähern, mit welcher Wahrscheinlichkeit welche Szenarien eintreten könnten und wie diese Ihr Unternehmen gesamtheitlich betreffen würden. Wo greifen Versicherungen, wo können Sie selbst lenkend eingreifen, wo gibt es Unbekannte? Keine leichte Aufgabe, der Sie sich mit einigen Methoden annähern können, sie wohl aber nie vollständig „in Zahlen“ beantworten werden. Aber zu wenig Vorbereitung kann im Ernstfall gravierende Auswirkungen bis hin zur Geschäftsaufgabe haben.

Der Schwung kommt von oben und bringt mehr als „nur“ Resilienz

Durch das Committment von Führungskräften bekommt das Thema in Unternehmen erst so richtig Nachdruck verliehen. Ohne den Support und das entsprechende (minimale) Engagement von Entscheidenden in Unternehmen wird eine Aktivität zum Notfall- und Krisenmanagement immer hinter ihren maximalen Möglichkeiten zurückbleiben.

Was jedem Unternehmer und Entscheider ein weiterer Anreiz sein kann: Bei der Erarbeitung eines entsprechenden Konzepts erhält man immer einen sehr guten Überblick über alle regulären Prozesse und Organisationen im Unternehmen. Dabei finden Sie oft auch operatives Verbesserungspotential. Umso schöner, wenn diese Schritte dann auch noch zur eigenen Resilienz beitragen!

„Prevention und Preparedness“ lassen sich zumeist nicht scharf voneinander trennen. Die Beschäftigung mit dem Thema fordert unweigerlich auch einen gewissen Beitrag zu Awareness und Prävention. Auch das Erarbeiten grundsätzlich reaktiver Maßnahmen schützt also in gewisser Weise Ihr Unternehmen.

Besonders für das Krisenmanagement gilt: Im Wesentlichen geht es hier um Führung und Entscheidungskompetenz, Struktur und Fokus. Training und das Auseinandersetzen mit den Inhalten des Krisenmanagements wird allen Beteiligten auch für den beruflichen Alltag einen Mehrwert bieten.