Digitale Dokumentation im Krisenmanagement mit PREVISEC

Alexander Berger, CEO, SMART DATA Deutschland GmbH

03.08.2021

Digitale Dokumentation im Krisenmanagement

Warum ist Dokumentation im Krisenmanagement wichtig?

Wow! Die Jahre 2020 und 2021 meinen es wirklich gut mit uns Bürgern im Sinne der Sensibilisierung. Selten sind so viele „krisenartige“ Ereignisse so konstant und beharrlich durch die Medien gegangen, dass selbst die größte Couch-Potato sich eine Meinung über das Management der jeweiligen Lage bilden konnte, ohne sich dafür proaktiv mit dem Thema auseinandersetzen zu müssen. Angefangen von der Pandemie (die in vielerlei Hinsicht – auch wenn zurecht natürlich als Krise betitelt – typische Merkmale einer Situation im Krisenmanagement zumindest für Unternehmen gar nicht erfüllt) über vielerlei Incidents in Lieferketten (Brände und zwangsweise (temporäre) Stilllegung von Fabriken, der „Schiffskorken“ im Suezkanal, komplette Überlastung an Umschlagplätzen, Rohstoffmangel, ..) bis hin zu gewaltigen Unwettern mit Hochwasserfolge und einer Explosion inklusive Brand in einem Industriegebiet.

Die Meinung, die man sich über das Management der Situation bilden kann, hängt natürlich sehr stark davon ab, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an die Öffentlichkeit dringen und wie diese kommuniziert werden. Intern und in Abstimmung mit Behörden läuft natürlich ein Vielfaches an Informationen mehr zusammen, wird bewertet, fließt in die Optionsentwicklung und Entscheidungen. Dazu wird ein Prozess mit dem Ziel organisiert, die Lage mit minimalen Kosten und minimalem Schaden möglichst schnell zu lösen – das Krisenmanagement. Der Prozess bedient allerdings noch einen weiteren, sehr wichtigen Aspekt, den man ebenfalls anhand eines aktuellen Beispiels beobachten kann: Im Fall der Hochwasserkatastrophe hat die Staatsanwaltschaft Ermittlungen wegen des Anfangsverdachts der fahrlässigen Tötung aufgenommen. Es geht also um die Frage von Haftung, die grundsätzlich bereits von offensichtlich mangelhafter Prävention beeinträchtigt sein kann, spätestens jedoch bei unzureichendem Krisenmanagement gestellt werden wird. Genau wie öffentliche Einrichtungen kann dies auch Unternehmen ereilen, wenn Sie sich z.B. mit einer Versicherung zu der Frage auseinandersetzen müssen.

Eigenschaften der Dokumentation im Krisenmanagement

Dabei geht es wie so oft um das Thema der Dokumentation. Diese muss vollständig, richtig, persistent, unveränderlich und nachvollziehbar sein – eine Mischung kleiner Worte, die es in sich hat! Ein Aufschrieb auf Papier ist aufwendig und ab einer gewissen Zahl von Seiten vielleicht unpraktisch, erfüllt aber tatsächlich noch ganz gut die Wünsche an solch ein Werk. Es ist allenfalls mühsam viele Daten aus verschiedenen Quellen sinnvoll zusammenzutragen und so darzustellen, dass sie konsistent zu verstehen sind. Als zeitgemäß wird insbesondere in Unternehmen immer öfter der Einsatz von Software empfunden, was oft zum Einsatz von Word- oder Excel-Vorlagen führt. Dann hängt die Erfüllung der Anforderungen jedoch oft nur noch von der Disziplin des Protokollführenden ab.

Zudem ist es grundsätzlich schwierig, die zunehmend komplexen Informationen und Daten als reiner „Aufpasser“ in einem Krisenstab so zu verarbeiten, dass ein brauchbares Werk entsteht. Insofern ist die Veränderlichkeit vielleicht auch oft ein gewollter Kompromiss, der eingegangen wird, um die nicht mehr leistbare Komplexität und Menge an Informationen am Ende doch noch sinnvoll zu dokumentieren. Die Sache hat allerdings einen Haken: Je weniger die Anforderungen, die ein Stakeholder an ein Protokoll stellt erfüllt sind, desto eher wird diskutiert werden müssen, wie das Krisenmanagement (im Zweifel unabhängig von der „Akzeptabilität“ eines Ergebnisses) zu bewerten ist!

Digitale Dokumentation im Krisenmanagement mit PREVISEC

In PREVISEC versuchen wir deshalb, eine Unterstützung für Krisenstäbe zu schaffen, die weit über einen Log oder den digitalen Mitschrieb durch eine Person hinaus geht. So können Sie z.B. alle digitalen Daten in einem Lagebild zusammenfügen, das durch manuelle Informationen zusätzlich ergänzt werden kann. Auch freie Visualisierungen sollten direkt im digitalen Krisenraum erstellt werden, um unmittelbar für alle sichtbar zu sein und nicht erst nach Abschluss bspw. mit dem Upload eines finalen Fotos dokumentiert zu sein. Selbstverständlich lebt der Inhalt des Krisenraums im Folgenden von manuellen Eingaben, die Handlungsoptionen, Entscheidungsfindung und Umsetzung festhalten. Allerdings wird Ihr Krisenstab dabei proaktiv durch ein Phasenmodell in der Kollaboration unterstützt bis die festgelegten Verantwortlichkeiten für Aufgaben in die Realisierung gehen. Indem PREVISEC geplante Fälligkeiten automatisch überwacht und Reminder und Eskalationen gesteuert werden, behält Ihr Team bei der Arbeit besser den Überblick. Alle Daten aus dem Krisenmanagement werden gegen die Phase aus der Zusammenarbeit indiziert, sodass stakeholderspezifische Views entstehen: Funktionen wie die Unternehmenskommunikation oder Entscheidungsträger haben es so besonders einfach, sich mit bestimmten Inhalten fokussiert versorgen zu lassen, um ihre eigene Aufgabe bestmöglich wahrnehmen zu können.

Nach Abschluss des Krisenmanagements können Sie auf Knopfdruck ein Protokoll erzeugen lassen, das alle Aktionen und Daten vollständig und gut sortiert enthält. In PREVISEC sind die Inhalte sogar durchsuchbar. Fragen danach auf Basis welcher Sachlage welche Entscheidungen getroffen wurden oder warum A gegenüber B bevorzugt wurde (was retroperspektivisch vielleicht anders bewertet werden würde) sind damit in Windeseile beantwortet. Mit PREVISEC erhöhen Sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Krisenmanagement, minimieren den Aufwand zur Dokumentation, gestalten die Zusammenarbeit effizient und halten Ihre Krisenstäbe jederzeit handlungsfähig.