Alexander Berger, CEO, SMART DATA Deutschland GmbH
03.08.2021
Digitale Dokumentation im Krisenmanagement
Aktualität des Themas Dokumentation im Krisenmanagement
Die Jahre 2020 und 2021 meinen es wirklich gut mit uns Bürgern! Gut im Sinne der Sensibilisierung, denn sie erteilen uns eine kleine Lektion zum Thema Dokumentation im Krisenmanagement. Selten sind so viele Krisen so konstant und beharrlich durch die Medien gegangen. Selbst die größte Couch-Potato konnte sich eine Meinung über das Management der jeweiligen Lage bilden. Und das, ohne sich dafür proaktiv mit dem Thema auseinandersetzen zu müssen. Wir erinnern uns: Pandemie, zahlreiche Incidents in Lieferketten (Brände und zwangsweise (temporäre) Stilllegung von Fabriken, der „Schiffskorken“ im Suezkanal, Überlastung an Umschlagplätzen, Rohstoffmangel, ..) bis hin zu gewaltigen Unwettern mit Hochwasserfolge und einer Explosion inklusive Brand in einem Industriegebiet. Das Thema der Arbeit und Protokollierung in einem Krisenstab hat also eine nicht von der Hand zu weisende Aktualität.
Warum ist Dokumentation im Krisenmanagement wichtig?
Die Meinung, die wir uns über das Management einer Krise bilden können, hängt natürlich sehr stark davon ab, welche Informationen an die Öffentlichkeit dringen und wie diese kommuniziert werden. Die Protokolle von Krisenstäben werden eher nicht veröffentlicht, sondern allenfalls Ergebnisse bzw. gezielte Berichte/Kommunikation oder Maßnahmen. Intern und in Abstimmung mit Behörden läuft natürlich ein Vielfaches an Informationen mehr zusammen, wird bewertet, fließt in die Optionsentwicklung und Entscheidungen. Dazu wird ein Prozess mit dem Ziel organisiert, die Lage mit minimalen Kosten und minimalem Schaden möglichst schnell zu lösen – das Krisenmanagement.
Dokumentation einer Krise zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit (und damit der Nachweisbarkeit) ist ein inhärenter Teil des Prozesses. Dieser bedient damit noch einen zweiten, sehr wichtigen Zweck, den man ebenfalls anhand eines aktuellen Beispiels beobachten kann: Im Fall der Hochwasserkatastrophe hat die Staatsanwaltschaft Ermittlungen wegen des Anfangsverdachts der fahrlässigen Tötung aufgenommen. Es geht in diesem Kontext also auch um die Frage von Haftung: Grundsätzlich kann hier bereits offensichtlich mangelhafte Prävention ein Faktor sein. Spätestens jedoch bei unzureichendem Krisenmanagement oder einer unzureichenden Protokollierung der Faktenlage, deren Entwicklung und den eigenen Überlegungen und Entscheidungen (sowie daraus erfolgten Maßnahmen) wird genau hingeschaut und nachgefragt. Genau wie öffentliche Einrichtungen (in Beispiel der Flutkatastrophe) kann dies auch Unternehmen ereilen, wenn Sie sich z.B. mit einer Versicherung zu der Frage auseinandersetzen müssen.
Hintergründe und einige Details zum (teils schlechten) Krisenmanagement im Kontext der Flutkatastrophe gibt dieser Podcast des SWR: ARD Audiothek
(Die Bedeutung der Dokumentation im Krisenmanagement kann man anhand der (in Kombination teils fraglich erscheinenden) Aussagen von beteiligten Personen in den Entscheidungs- bzw. Bewältigungsgremien erahnen)
Eigenschaften der Dokumentation im Krisenmanagement
Es geht es wie so oft auch im Krisenmanagement um das Thema der Dokumentation. Diese muss vollständig, richtig, persistent, unveränderlich und nachvollziehbar sein – eine Mischung kleiner Worte, die es in sich hat! Ein Aufschrieb auf Papier ist aufwendig und ab einer gewissen Zahl von Seiten vielleicht unpraktisch, erfüllt aber tatsächlich noch ganz gut die Wünsche an solch ein Werk. Es ist allenfalls mühsam viele Daten aus verschiedenen Quellen sinnvoll zusammenzutragen und so darzustellen, dass sie konsistent zu verstehen sind. Als zeitgemäß empfinden Unternehmen immer öfter den Einsatz von Software, weshalb sie oft Word- oder Excel-Vorlagen einführen. Dann hängt die Erfüllung der Anforderungen oft nur noch von der Disziplin, Geübtheit und Erfahrung des Protokollführenden ab.
Zudem ist es grundsätzlich schwierig, die zunehmend komplexen Informationen und Daten als reiner „Aufpasser“ in einem Krisenstab so zu verarbeiten, dass ein brauchbares Werk entsteht. Insofern ist die Veränderlichkeit vielleicht auch oft ein gewollter Kompromiss, der eingegangen wird, um die nicht mehr leistbare Komplexität und Menge an Informationen am Ende doch noch sinnvoll zu dokumentieren. Die Sache hat allerdings einen Haken: Je weniger die Anforderungen, die ein Stakeholder an ein Protokoll stellt erfüllt sind, desto eher wird diskutiert werden müssen, wie das Krisenmanagement (im Zweifel unabhängig von der „Akzeptabilität“ eines Ergebnisses) zu bewerten ist!
Digitale Dokumentation im Krisenmanagement mit PREVISEC
In PREVISEC versuchen wir deshalb, eine Unterstützung für Krisenstäbe zu schaffen, die weit über einen Log oder den digitalen Mitschrieb durch eine Person hinaus geht. So können Sie z.B. alle digitalen Daten in einem Lagebild zusammenfügen, das durch manuelle Informationen zusätzlich ergänzt werden kann. Auch freie Visualisierungen sollten direkt im digitalen Krisenraum erstellt werden, um unmittelbar für alle sichtbar zu sein und nicht erst nach Abschluss bspw. mit dem Upload eines finalen Fotos im Protokoll des Krisenstabs zu sehen sein.
Selbstverständlich lebt der Inhalt des Krisenraums im Folgenden von manuellen Eingaben, die Handlungsoptionen, Entscheidungsfindung und Umsetzung festhalten. Allerdings wird Ihr Krisenstab dabei proaktiv durch ein Phasenmodell in der Kollaboration unterstützt bis die festgelegten Verantwortlichkeiten für Aufgaben in die Realisierung gehen. Indem PREVISEC geplante Fälligkeiten automatisch überwacht und Reminder und Eskalationen gesteuert werden, behält Ihr Team bei der Arbeit besser den Überblick. Alle Daten aus dem Krisenmanagement werden gegen die Phase aus der Zusammenarbeit indiziert, sodass stakeholderspezifische Views entstehen: Funktionen wie die Unternehmenskommunikation oder Entscheidungsträger haben es so besonders einfach, sich mit bestimmten Inhalten fokussiert versorgen zu lassen, um ihre eigene Aufgabe bestmöglich wahrnehmen zu können.
Nach Abschluss des Krisenmanagements können Sie auf Knopfdruck ein Protokoll erzeugen lassen, das alle Aktionen und Daten vollständig und gut sortiert enthält. In PREVISEC sind die Inhalte sogar durchsuchbar. Fragen danach auf Basis welcher Sachlage welche Entscheidungen getroffen wurden oder warum A gegenüber B bevorzugt wurde (was retroperspektivisch vielleicht anders bewertet werden würde) sind damit in Windeseile beantwortet. Mit PREVISEC erhöhen Sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Krisenmanagement, minimieren den Aufwand zur Dokumentation, gestalten die Zusammenarbeit effizient und halten Ihre Krisenstäbe jederzeit handlungsfähig.
