PREVISEC Plattform für Incidentmanagament und Krisenmanagement Logo
Alexander Berger, CEO, SMART DATA Deutschland GmbH

14.03.2022

Der digitale Krisenraum in PREVISEC

Krisen sind komplexe Lagen, die von großer Unsicherheit geprägt sind. Sie erfordern ein spezielles Vorgehen unter Einsatz eines Krisenstabes. PREVISEC stellt hierfür den digitalen Krisenraum bereit und unterstützt Krisenstäbe mit intuitiven Funktionen bestmöglich bei der Bewältigung von Krisen. Dabei werden alle Formen der Zusammenarbeit (remote, hybrid, physisch) mitgedacht und unterstützt.

 

Übersicht aller Krisenräume

PREVISEC unterstützt Unternehmen dabei, ihre Krisenstäbe so wirksam und effizient wie möglich arbeiten zu lassen. Je nach Lage sind verschiedenste Konstellationen im Krisenmanagement möglich. Jedes Team kann in PREVISEC daher in seinem eigenen digitalen Raum arbeiten. Personen mit übergreifenden Funktionen (und entsprechenden Benutzerrechten) können zwischen den Räumen wechseln und so verschiedene Inhalte aufrufen und nutzen. Über die Übersicht sind zudem alle historischen Krisen aufrufbar, beispielsweise zu Analysezwecken oder für Trainings.

Alarmierung

Wird ein Krisenraum geöffnet können dazu Alarmierungen an einzelne Nutzer oder Verteiler ausgeführt werden. Die Alarme adressieren verschiedene Konstellationen bzw. Rollen für das Krisenmanagement im Unternehmen und sind individuell auf die eigenen Bedürfnisse anpassbar. Die Alarmierungen werden auf gewünschten Kanälen performant versendet und sichern eine schnellstmögliche Reaktion und damit die Handlungsfähigkeit Ihrer Organisation. Mit integrierten Bereitschaften und Vertretungen kann die Erreichbarkeit sichergestellt werden und Ihr Krisenstab ist schnellstmöglich einsatzbereit.

Lagebild

Die erste Aufgabe des Krisenstabs besteht darin, sich einen Überblick über die Lage auf Basis validierter Informationen zu verschaffen. Dazu können Unternehmen in PREVISEC ein Datenkonstrukt definieren, das Sie mit relevanten Informationen aus eigenen Quellen oder Drittsystemen bespielen und zur Bewertung heranziehen können. Der digitale Krisenraum und insbesondere der Abschnitt Lagebild sind dabei der zentrale Sammelpunkt für alle relevante Informationen. Hier laufen eigene Meldungen, Informationen aus Social Media, OSINT Tools, etc. zusammen und werden bewertet sowie visualisiert (z.B. geografisch, Timeline, …). 

Fokus-Banner

Die besten Entscheidungen treffen wir, wenn wir unsere Ziele ganz klar vor Augen haben. Und genau dafür ist der Fokus-Banner in PREVISEC! Der Krisenstab kann hier zu Beginn seine Ziele zu der Lage formulieren, um diese bei den nachfolgenden Schritten (etwa Bewertungen und Entscheidungen von Maßnahmen) jederzeit im Blick zu behalten und bestmöglich darauf einzuzahlen. Die Ziele können dabei mit veränderter Lage oder erzielten Fortschritten/Teilerfolgen nachvollziehbar angepasst werden.

Integrierte Videokonferenz

Die direkte Integration unserer (Video-)Konferenz-Funktion erlaubt von allen Geräten aus die unmittelbare virtuelle oder hybride Zusammenarbeit des Krisenstabs ohne eine weitere Anwendung öffnen zu müssen. Schneller kann man nicht loslegen.

Whiteboard

PREVISEC ergänzt die Kommunikation mit einer digitale Whiteboard-Fläche. Damit können bspw. freie Visualisierungen, Ergänzungen zur Lage oder aber Handlungsoptionen und deren Bewertung festgehalten und live geteilt werden.  
Die Fläche unterstützt dazu Formwerkzeuge, Pinsel, Text, Bilder und eine Farbauswahl. Die Fläche sorgt in Kombination mit dem Daten-Lagebild für maximale Flexibilität, Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit.

Decision Guideline

Die Decision Guideline orientiert sich an der FORDEC-Methode und unterstützt das methodische Vorgehen im Krisenstab. Sie kann sowohl im Standard (wird für jeden neuen Krisenraum geladen) als auch je Krisenraum (bedarfsorientiert) vom Moderator individuell angepasst werden. Sie unterstützt insbesondere Moderierende und strukturiert zudem das Protokoll. 

Protokoll

Der Protokoll-Bereich stellt die Arbeitsfläche für den Schriftführenden dar. Geleitet durch die Decision Guideline ermöglicht die Protokollfunktion eine saubere Protokollierung aller wichtigen Vorkommnisse, Informationen und Entscheidungen während einer Krise. Hierfür stehen alle standardmäßigen Textformatierungsoptionen zur Verfügung. Eine automatische Speicherung sichert die Daten, die Übertragung in den unveränderlichen Feed geschieht jeweils beim Wechsel in die nächste Guideline-Phase. Durch das Zusammenspiel mit der Decision Guideline sind die Protokolle in PREVISEC maximal nachvollziehbar strukturiert und suchbar – das erlaubt bspw. jederzeit einen schnellen Blick auf alle bisher getroffenen Entscheidungen oder die aktuelle Zusammenfassung der Lage.

Aufgaben

Das Aufgabenmanagement von PREVISEC ist die zentrale Anwendung, um im Krisenstab getroffene Entscheidungen in konkrete Handlungen und Maßnahmen zur Bewältigung der Krise zu transformieren. Verteilen Sie Aufgaben an Zuständigkeiten und Personen und monitoren sie deren Umsetzung. Dabei können Stati, Prioritäten  und Fälligkeitsdaten genutzt werden. Die Aufgabenliste lässt sich außerdem in eine Kanban-Ansicht umschalten, um einen besseren Überblick darüber zu bekommen, welche Aufgaben neu, offen, oder bereits abgeschlossen sind.

Feed

Der Feed stellt die zentrale Dokumentations- und Kommunikationsstelle des Krisenstabes dar. Der Feed ist unveränderlich und wird jederzeit kontinuierlich fortgeschrieben. Das macht ihn zu einer revisionssicheren Dokumentation.
Er wird befüllt mit automatischen Einträgen, die Aktionen dokumentieren, Teilen des Protokolls, Chats und Datei-Uploads sowie potentiell über die Schnittstelle eingehenden Informationen. Durch die Filter im Feed können verschiedene Stakeholder ihren Fokus auf verschiedene Inhalte wie Lageinformation oder erarbeitete Handlungsoptionen legen dadurch den idealen Überblick behalten.

 

Verschiedene Funktionen im digitalen Krisenraum verfügen über ein Pin-Icon in der links oberen Ecke. Durch das Anpinnen einzelner Elemente kann jeder Benutzer seinen Screen ganz einfach individuell einrichten und sich auf die für ihn relevanten Funktionsbereiche konzentrieren. Dazu ist es ebenfalls möglich, die Ansicht einzelner Funktionen zu reduzieren. Sie sind damit quasi ausgeblendet.

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