Alexander Berger, CEO SMART DATA Deutschland GmbH
14.03.2022
Wozu braucht man einen digitalen Krisenraum? In Krisensituationen ist schnelles und effektives Handeln entscheidend. Der digitaler Krisenraum hilft dabei, den Krisenstab optimal zu unterstützen und das Krisenmanagement effektiver und schneller zu machen. Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile und Möglichkeiten eines digitalen Krisenraums.
Der digitale Krisenraum in PREVISEC
Was ist ein „digitaler Krisenraum“?
Krisen sind komplexe Lagen, die von großer Unsicherheit geprägt sind. Sie erfordern ein spezielles Vorgehen unter Einsatz eines Krisenstabes. PREVISEC stellt hierfür den digitalen Krisenraum bereit und unterstützt Krisenstäbe mit intuitiven Funktionen bestmöglich bei der Bewältigung von Krisen. Der digitale Krisenraum unterstützt alle Formen der Zusammenarbeit (remote, hybrid, physisch). Er bietet eine sichere und strukturierte Umgebung für den Austausch von Informationen, Dokumenten, Aufgaben und Entscheidungen. Der digitale Krisenraum bietet darüber hinaus einen Überblick über alle relevanten Informationen in Echtzeit und hilft bei der Koordinierung der Aktivitäten des Krisenmanagementteams, wenn eine Krise eintritt.
Übersicht
Für wen?
Für erfahrene Krisenstäbe, die ihre (digitale) Zusammenarbeit verbessern wollen. Und für Einsteiger, die von der integrierten Methodik profitieren möchten, um schnell und effektiv loslegen zu können.
Wann?
Natürlich für Krisen, also wenn eine (Unternehmens-)Krise festgestellt wird. Der digitale Krisenraum lässt sich aber auch für Notfälle, Störfälle, als „Customer War Room“ oder anderes nutzen.
Vorteile?
Integriert alle wichtigen Funktionen; läuft auch, wenn die eigene IT tot ist; dokumentiert hervorragend; sehr einfach zu bedienen und somit für eine breite Anwenderschaft geeignet
Im folgenden Beitrag erläutern wir die einzelnen Funktionen und Aufgaben des digitalen Krisenraums in PREVISEC.
Übersicht aller Krisenräume
PREVISEC unterstützt Unternehmen dabei, ihre Krisenstäbe so wirksam und effizient wie möglich arbeiten zu lassen. Digitales Krisenmanagement soll Prozesse beschleunigen, vereinfachen und den Informationsaustausch verbessern. Je nach Lage sind verschiedenste Konstellationen im Krisenmanagement möglich. Jedes Team kann in PREVISEC daher in seinem eigenen digitalen Krisenraum arbeiten. Personen mit übergreifenden Funktionen (und entsprechenden Benutzerrechten) können zwischen den Räumen wechseln und so verschiedene Inhalte aufrufen und nutzen. Im digitalen Krisenmanagement bilden Sie einfach die reale Struktur Ihrer Organisation nach: Krisenstäbe in Headquartern, auf Landesebene oder lokal können parallel existieren und funktionieren.
Über die Übersicht sind zudem alle historischen Krisen aufrufbar, beispielsweise zu Analysezwecken oder für Trainings.
Alarmierung
Wird ein digitaler Krisenraum geöffnet können dazu Alarmierungen an einzelne Nutzer oder Verteiler ausgeführt werden. Die Alarme adressieren verschiedene Konstellationen bzw. Rollen für das Krisenmanagement im Unternehmen und sind individuell auf die eigenen Bedürfnisse anpassbar. Die Alarmierungen werden auf gewünschten Kanälen performant versendet und sichern eine schnellstmögliche Reaktion und damit die Handlungsfähigkeit Ihrer Organisation. Mit integrierten Bereitschaften und Vertretungen kann die Erreichbarkeit sichergestellt werden und Ihr Krisenstab ist schnellstmöglich einsatzbereit. Das digitale Krisenmanagement mit PREVISEC verschafft Ihnen die maximale Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Dafür ist unsere Plattform-Architektur verantwortlich. Ein paar Details zu Alarmierungen haben wir hier zusammengestellt.
Lagebild
Die erste Aufgabe des Krisenstabs besteht darin, sich einen Überblick über die Lage auf Basis validierter Informationen zu verschaffen. Dazu können Unternehmen in PREVISEC ein Datenkonstrukt definieren, das Sie mit relevanten Informationen aus eigenen Quellen oder Drittsystemen bespielen und zur Bewertung heranziehen können. Der digitale Krisenraum und insbesondere der Abschnitt Lagebild sind dabei der zentrale Sammelpunkt für alle relevante Informationen. Hier laufen eigene Meldungen, Informationen aus Social Media, OSINT Tools, etc. zusammen und werden bewertet sowie visualisiert (z.B. geografisch, Timeline, …).
Fokus-Banner
Die besten Entscheidungen treffen wir, wenn wir unsere Ziele ganz klar vor Augen haben. Genau dafür ist der Fokus-Banner im digitalen Krisenraum zuständig. Der Krisenstab kann hier zu Beginn seine Ziele zu der Lage formulieren, um diese bei den nachfolgenden Schritten (etwa Bewertungen und Entscheidungen von Maßnahmen) jederzeit im Blick zu behalten und bestmöglich darauf einzuzahlen. Die Ziele können dabei mit veränderter Lage oder erzielten Fortschritten/Teilerfolgen nachvollziehbar angepasst werden. Digitales Krisenmanagement ist schnell anpassungsfähig.
Integrierte Videokonferenz
Die direkte Integration unserer (Video-)Konferenz-Funktion erlaubt von allen Geräten aus die unmittelbare virtuelle oder hybride Zusammenarbeit des Krisenstabs ohne eine weitere Anwendung öffnen oder gar installieren zu müssen. Schneller kann man nicht loslegen. Bekannte Funktionen wie das Screensharing machen die Arbeit im digitalen Krisenmanagement besonders effektiv.
Whiteboard
PREVISEC ergänzt die Kommunikation mit einer digitalen Whiteboard-Fläche. Damit können bspw. freie Visualisierungen, Ergänzungen zur Lage oder aber Handlungsoptionen und deren Bewertung festgehalten und live geteilt werden.
Die Fläche unterstützt dazu Formwerkzeuge, Pinsel, Text und eine Farbauswahl. Die Fläche sorgt in Kombination mit dem Daten-Lagebild für maximale Flexibilität, Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit.
Decision Guideline
Die Decision Guideline orientiert sich an der FORDEC-Methode und unterstützt das methodische Vorgehen im Krisenstab. Sie kann sowohl im Standard (wird für jeden neuen digitalen Krisenraum geladen) als auch je Krisenraum (bedarfsorientiert) vom Moderator bzw. Ihrem Unternehmen individuell angepasst werden. Sie unterstützt insbesondere Moderierende und strukturiert zudem das Protokoll. Vorteil: Krisenstäbe können auf eine integrierte, bewährte Methode zurückgreifen und insbesondere von Vorteilen bei der Dokumentation und Übersichtlichkeit profitieren. Weniger geübte Teams werden durch die Guideline geführt und so in einem professionellen Vorgehen unterstützt.
Details zur FORDEC-Methode können Sie in unserem Blog nachlesen: Link.
Protokoll
Der Protokoll-Bereich stellt die Arbeitsfläche für den Schriftführenden dar. Geleitet durch die Decision Guideline ermöglicht die Protokollfunktion eine saubere Protokollierung aller wichtigen Vorkommnisse, Informationen und Entscheidungen während einer Krise. Hierfür stehen alle standardmäßigen Textformatierungsoptionen zur Verfügung. Eine automatische Speicherung sichert die Daten, die Übertragung in den unveränderlichen Feed geschieht jeweils beim Wechsel in die nächste Guideline-Phase. Durch das Zusammenspiel mit der Decision Guideline sind die Protokolle in PREVISEC maximal nachvollziehbar strukturiert und suchbar – das digitale Krisenmanagement erlaubt bspw. jederzeit einen schnellen Blick auf alle bisher getroffenen Entscheidungen oder die aktuelle Zusammenfassung der Lage.
Aufgaben
Das Aufgabenmanagement von PREVISEC ist die zentrale Anwendung, um im Krisenstab getroffene Entscheidungen in konkrete Handlungen und Maßnahmen zur Bewältigung der Krise zu transformieren. Verteilen Sie Aufgaben an Zuständigkeiten und Personen und monitoren sie deren Umsetzung. Dabei können Stati, Prioritäten und Fälligkeitsdaten genutzt werden. Die Aufgabenliste lässt sich außerdem in eine Kanban-Ansicht umschalten, um einen besseren Überblick darüber zu bekommen, welche Aufgaben neu, offen, oder bereits abgeschlossen sind.
Feed
Der Feed stellt die zentrale Dokumentations- und Kommunikationsstelle des Krisenstabes dar. Der Feed ist unveränderlich und wird jederzeit kontinuierlich fortgeschrieben. Das macht ihn zu einer revisionssicheren Dokumentation.
Er wird befüllt mit automatischen Einträgen, die Aktionen dokumentieren, Teilen des Protokolls, Chats und Datei-Uploads sowie potentiell über die Schnittstelle eingehenden Informationen. Durch die Filter im Feed können verschiedene Stakeholder ihren Fokus auf verschiedene Inhalte wie Lageinformation oder erarbeitete Handlungsoptionen legen dadurch den idealen Überblick behalten.
Verschiedene Funktionen im digitalen Krisenraum verfügen über ein Pin-Icon in der links oberen Ecke. Durch das Anpinnen einzelner Elemente kann jeder Benutzer seinen Screen ganz einfach individuell einrichten und sich auf die für ihn relevanten Funktionsbereiche konzentrieren. Dazu ist es ebenfalls möglich, die Ansicht einzelner Funktionen zu reduzieren. Sie sind damit quasi ausgeblendet.
